چگونه برای یک کافی شاپ موفق از لحاظ مالی برنامه ریزی کنیم

خوشحال نگه داشتن مشتری هایتان بخش ساده اداره یک کافی شاپ است. حدود 60% از کافی شاپ ها و رستوران ها در سال اول کاری بدلایلی مانند اشباع بازار، سرمایه ناکافی، کم تجربگی صنعتی و فقدان برنامه ریزی کسب و کار شغل خود را تعطیل می کنند.

چگونه می توانید به عنوان مالک یک کافی شاپ برای موفقیت مالی برنامه ریزی کنید؟ اشتباهات مالی معمول چه مواردی هستند و چگونه می توانید از آنها اجتناب کنید؟

من با جیم استارسِو و مارک کاهون از پِرفِکت کیوب و کریس دفریو از پادکست موارد کلیدی فروشگاه صحبت کردم تا از پیشنهادهایشان آگاهی یابم. جیم و مارک در فستیوال قهوه نیویورک در تاریخ های 3 تا 5 مارچ 2019 حضور خواهند داشت و کریس دربرنامه 10 راه از دست دادن کارمندان شرکت خواهد کرد.

این سخنرانی ها بخشی از کارگاه های رایگان و پولی فعالیت های فستیوال قهوه هستند. موضوعات مورد بحث عبارتند از کمپ تمرینی مالکان کسب و کار، استراتژی های قیمت گذاری و کم کردن ضرر و صرفه جویی در پول. در کنار فستیوال قهوه، برنامه بین المللی رستوران و خدمات غذایی نیویورک هم برگزار می شود.

در اینجا به صحبت های جیم، مارک و کریس درباره اداره یک کافی شاپ موفق و سالم می پردازیم.

سودآوری خود را بر اساس محبوبیت قضاوت نکنید

شناخت هزینه ها و سود خود

شناخت نوشیدنی کورتادو از پیکولو یک جنبه مسئله است اما آیا تفاوت بین هزینه های ثابت و متغیر خود را می شناسید؟ به عنوان صاحب یک کافی شاپ، شناخت زیر و بم مدل های هزینه ها و سودها به شما کمک می کند تا برنامه کسب و کار خود را شکل دهید.

وقتی با یک حسابدار مشاوره می کنید و یا درباره خرید تجهیزات جدید و یا باز کردن یک شعبه جدید فکر می کنید، آگاهی در بحث درباره قوانین و اقامه دعوا می تواند سودمند باشد. مهمتر از اینها، این مسئله به شما کمک می کند تا فاکتورهای مورد نیاز و جریان های افزایش دهنده سوددهی که باید بر روی آنها تمرکز کرد را شناسایی کنید.

کریس می گوید “خوشبختانه وقتی نوبت به معیارهای کسب و کار می رسد قهوه مجموعه اصطلاحات خاصی ندارد. این مسئله به آن معنا است که می توانید درباره برپا کردن سیستم خوبی از مقادیر در فروشگاه خود صحبت کنید بدون اینکه به معنا کردن آن نیاز داشته باشید”.

در اینجا برخی از اصطلاحات مالی که باید با آنها آشنا باشید را آورده ایم:

حاشیه سود: مقداری که درآمد فروش از هزینه ها بالا می زند. وقتی به افزودن یک محصول فکر می کنید، باید هزینه های مربوط به مواد، ضرر و کارگر را در نظر بگیرید. این مسئله به شما این امکان را می دهد تا محصولات را به شکلی قیمت گذاری کنید که تمامی هزینه ها به شکل مناسبی پوشش داده شوند.

بیانیه سود و ضرر (PNL) شما در مقابل تراز نامه تان: هر دو این موارد بیانیه های مالی هستند که کمپانی ها به صورت مرتب برای نشان دادن سلامت مالی کسب و کارشان منتشر می کنند. بیانیه سود و ضرر درآمد، هزینه های تحمیل شده در یک دوره مشخص زمانی را با جزئیات بیان می کند. ترازنامه سابقه دارایی های کمپانی، مسئولیت ها و ارزش سهامداران در یک دوره زمانی مشخص است.

مبلغ محصولات فروخته شده (COGS): هزینه های مستقیم تولید محصولات در یک کمپانی که شامل هزینه مواد اولیه و کارگر می شود.

هزینه های اصلی: هزینه مستقیم محصول (مواد اولیه وکارگر) منهای هزینه های ثابت. جیم می گوید “هزینه های اصلی را به عنوان یک عدد دوست دارم چون این ها دو متغیر تحت کنترل شما هستند (COGS  و کارگر).

هزینه های متغیر در مقابل هزینه های ثابت: هزینه های ثابت معمولا شامل اجاره مکان، ساختمان، دستگاه و غیره می شود. هزینه های متغیر آنهایی هستند که نسبت به خروجی متفاوت هستند. جیم می گوید “هزینه های متغیر شما مجموع نسبت های COGS و کارگر شما هستند. هزینه های ثابت شامل اجاره مکان و هزینه های بودن در مکان می شوند. این سه مورد در بیشتر اوقات مشخص می کنند که آیا کافی شاپ شما سود دهی دارد یا خیر.

هزینه های خوراک: هزینه های مواد اولیه برای درست کردن غذا در برابر درصد سود شما از آن غذا. این مسئله به شما کمک می کند تا منو خود را به شکلی مناسب قیمت گذاری کنید. جیم می گوید “این همچنین راهی برای پیگیری ضرر است. من دقیقا می دانم هزینه یک محصول چقدر است. همچنین می دانم که میزان فروش آن چقدر است. اگر هزینه ایده ال خوراک من 22 درصد باشد و COGS واقعی من 24 درصد، من دقیقا می دانم که 2 درصد هدر رفته است.

بازگشت سرمایه (ROI): میزان سود یا ضرر بدست آمده از یک سرمایه، در ارتباط با میزان پول سرمایه گذاری شده. مارک می گوید “می خواهید مطمئن شوید که تمامی تصمیمات کسب وکار شما (خرید تجهیزات جدید، تخفیف و غیره) ارزشش را خواهد داشت و آیا اینکه پول سرمایه گذاری شده بازخواهد گشت یا خیر.

هزینه رشد: هزینه تامین مالی رشد و گسترش خود که معمولا در گذر زمان با ثبات است.

یک کافی شاپ با مشتریان زیاد نیز ممکن است به خاطر مدیریت غلط حاشیه سود و هزینه ها شکست بخورد

اعلام جنگ به هدر رفتن

پیگیری، مدیریت و به حداقل رساندن ضرر یکی از بخش های کلیدی موفقیت مالی است. اما برای کاهش هدر رفتن باید بر روی چه چیزی تمرکز کنید؟ (بویژه در مورد چیزهای خراب شدنی مثل شیر، قهوه و در مواردی غذا).

تمامی افرادی که با آنها مصاحبه کردم توافق داشتند که موجودی محصول باید درست مدیریت شوند. کریس می گوید “باید آمار گردش موجودی و میزان اقلام موجود و سرعت رد کردن آن را داشته باشید. پر کردن انبارها می تواند شما را از منابع مالی که می تواند برای نیازهای دیگر کافی شاپ استفاده شود خالی کند.”

“با مدیریت موجودی، با زیر و بم های فراوانی باید آشنا باشید. “عمر قفسه ای محصولات من چقدر است؟”، اگر عمر شیرینی ها دو روز باشد، انبار کردن شیرینی برای یک هفته غلط خواهد بود. عمر قهوه دو هفته است اما نگه داشتن آن برای دو ماه مشکل ساز است”.

کریس می گوید “آمار سرعت استفاده از یک کیسه پنج پوندی و بسته های خرده فروشی را داشته باشید. وقتی می خواهید قفسه ها را پر کنید به مواردی که برای فروش کهنه شده اند دقت کنید (دو هفته قانون عمومی خوبی است). سپس به جای استفاده از یک کیسه پنج پوندی جدید دانه قهوه، این قهوه ها را دم کنید.”

“کریس تاکید می کند “بدترین اتفاقی که می تواند بیافتد این است که قهوه هایی برایتان باقی می ماند که بدلیل کهنه بودن نمی توانید دم کنید و باید آنها را رایگان به دیگران بدهید”.

علاوه بر این، برقراری تعادل بین هزینه انبار در برابر هزینه تازه و مرغوب نگه داشتن موجودی از اهمیت برخوردار است. جیم به من می گوید “نیازی نیست که موجودی بیش از حدی داشته باشید مگر اینکه در دراز مدت برای شما سود داشته باشد”.

برای مثال، ممکن است تحویل شیر هزینه داشته باشد. او ادامه می دهد “اگر هزینه حمل و نقل را بپردازم و ناگهان متوجه شوم که هزینه شیر برای من هر گالون 5 دلار در می آید (در برابر قیمت 3 دلاری شیر). سریعا به این نتیجه می رسم که می توانم هر هفته سفارش داشته باشم (به جای دو هفته).”

میزان شیر مورد نیاز در انبار و مقدار مورد استفاده را بدانید

هزینه های پنهان کارمندان خود را بشناسید

پیگیری اغلب هدر رفتن محصولات به نسبت ساده است. اما اگر چیزهایی را هدر دهید که کمتر محسوس هستند یا سخت تر شناسایی می شوند چطور؟ آیا می توانید میزان تاثیر غیر مستقیم این فاکتورها بر روی حاشیه سود خود را پیگیری کنید؟ برخی از این هزینه های پنهان چه مواردی هستند و چگونه آنها را کم رنگ می کنید؟

برخی هزینه های پنهان بدلیل فقدان آموزش کافی کارمندان اتفاق می افتند. هزینه ها می توانند در نتیجه کنترل ضعیف بر روی میزان غذا اتفاق بیافتند (میزان کم شیر، غذا و قهوه که در طول زمان بر روی هم جمع می شوند). معمولا یکی از کارمندان برای درست کردن لاته میزان زیادی شیر را بخار پز می کند و میزان اضافی آن را دور می ریزد”.

“مواردی که در نتیجه فقدان آموزش و نتیجتا دقت رخ می دهند مثل تنظیم کردن دستگاه آسیاب قهوه ، دم کردن بیش از حد، شکستن لوازم ، رعایت نکردن نگهداری پیشگیرانه تجهیزات و غیره اتفاق می افتند.” کریس می گوید که راه کار این مشکل آموزش خود و کارمندان تان است تا آگاه، دقیق و هوشیار باشند.

او تاکید می کند “وقتی به سودآوری یک فروشگاه توجه می کنید هزینه های کارمندان یکی از بزرگترین فاکتورهایی است که باید در نظر بگیرید. آموزش کارمندان باید بدنبال یک سیستم قدرتمند که سرمایه گذاری پیشاپیشی را برای موفقیت دراز مدت باریستا (از طریق تجهیز مناسب او) انجام داده است صورت گیرد. در دراز مدت کاهش هزینه ها از طریق کاهش آموزش هرگز موفق نخواهد بود”.

آموزش خوب کارمندان می تواند به استفاده بهینه زمان و منابع منجر شود

برنامه ریزی هوشمندانه

یکی دیگر از مشکلات معمول استخدام بیش از حد کارمند است. کریس به شوخی می گوید این مسئله یک هزینه پنهان است که چندان هم پنهان نیست. “برخی اوقات مالکان به تعداد افراد در یک شیفت دقت نمی کنند چون جریان کاری آنها حول تعداد مشخصی از افراد بنا شده است. اما اگر اعداد وجود سه نفر را توجیه نکنند باید تغییراتی را ایجاد کنید”.

او ادامه می دهد “وقتی افراد درگیر هستند تمایل دارند تا آغاز و پایان دوره های شلوغ را پر کنند. اگر 15 دقیقه قبل و 15 دقیقه بعد وجود داشت باشد مجموعا 30 دقیقه می شود. 30 دقیقه بیشتر برای سه نفری که 1.5 ساعت کار می کنند. اگر این اتفاق پنج روز هفته رخ دهد، برای شما تفاوت زیادی را رغم خواهد زد”.

مارک همچنین درباره غلبه احساسات بر روی تعیین کارمندان هشدار می دهد “ما بسیار شاهد این مسئله هستیم. مدیران قبل از شلوغی و بعد از شلوغی کارمندان خود را نگه می دارند چون احساس می کنند شلوغ است در حالی که اینطور نیست. باید اجازه دهند افراد به خانه بروند”.

این مسئله ممکن است به دلایل مختلف سخت باشد (بویژه برای صاحبان کافی شاپ های کوچک). برخی اوقات رابطه بین مالکان و باریستا دوستانه است و صاحبان می دانند که کارمندانشان به استراحت نیاز دارند. علاوه بر این ممکن است قوانینی وجود داشته باشد که کارمندان را از کم کردن ساعات کاری قرار داد خود منع کند.

همچنین کم کردن ساعات کاری می تواند بر روی نارضایتی در حال رشد کارمندان تاثیر منفی داشته باشد. این مسئله می تواند وضعیت در آمد صنعتی که به میزان بالای جا به جا شدن افراد در بین مشاغل معروف است وخیم تر کند.

مارک و جیم فکر می کنند که راه حل در برنامه ریزی هوشمندانه و قابل پیش بینی است. از این طریق این امکان برای کارمندان فراهم می شود تا مواقع شلوغ و خلوت را پیش بینی کنند و این امکان برای صاحبان فراهم می شود تا درباره بیشتر یا کمتر کار کردن باریستاها شفاف باشند. در کل این راه کار می تواند انعطاف پذیری را بالا برده و نتیجتا هزینه های پنهان کارگر را کاهش دهد.

علاوه بر این، پرداخت منصفانه، کانال های روشن ارتباطی و فرهنگی که به کارمند توجه می کند و در عین حال او را برای رشد به چالش می کشد می تواند در آمد را کاهش دهد.

میزهای خالی و عدم وجود صف به این معنا است که به کارمندان کمتری نیاز است

مدیریت منو و قیمت گذاری

مهم نیست که کافی شاپ شما چقدر بهینه اداره می شود، در صورتی که به ازای هر محصول حاشیه سود و یا منو جذب کننده مشتری نداشته باشید همچنان شکست خواهید خورد.

بنا به گفته کریس، ارائه تنوع توسط کافی شاپ شما حیاتی است (اما نه آنقدر که کیفیت را قربانی کند). “مواردی مانند نوشیدنی های قهوه، دانه ها و چایی وجود دارد که مردم روزانه برای خرید آنها مراجعه می کنند. بنابراین باید از سود دهی و کیفیت بالا آنها مطمئن شوید”.

کریس می گوید “برای راضی نگه داشت افراد، محصولات بیش از حدی را ارئه نکنید چون تاثیری نخواهد داشت. همه چیز را ساده و عالی نگه دارید”.

می توانید برای جذب مردم، به منو خود غذا یا اقلام خرده فروشی اضافه کنید.

جیم و مارک تاکید می کنند که در زمان بررسی استراتژی قیمت گذاری، افزایش تدریجی قیمت ها به صورت سالانه از اهمیت برخوردار است. این راه سالمی برای اداره کسب و کارتان است.

“این مسئله هیچ تاثیری بر روی از دست رفتن مشتری ها ندارد. بیشتر کافی شاپ ها نگران افزایش قیمت هستند چون یک مشتری بد اخلاق دارند و نگرانند که همه مشتری ها اینگونه فکر کنند. اما واقعیت این است که 95 درصد مشتری ها شما اصلا متوجه این مسئله نمی شوند”.

جیم و مارک از یکی از مشتری هایشان به من می گویند که از تکنولوژی پرفکت کیوب استفاده می کند. مشتری 5 درصد قیمت را افزایش داد و در نتیجه آن 1 درصد از مشتری های خود را از دست داد. با این حال، سود 1300 دلاری حاصل شد.

“چیزی که می خواهیم بگوییم این است که حتی اگر 1 درصد از مشتری های خود را عصبانی کنید و هرگز باز نگردند (که اینطور نیست)، همچنان می دانید که سود خواهید کرد و این نحوه کارکرد حاشیه سود است. می خواهیم مردم بدانند افزایش تدریجی قیمت به صورت سالیانه اشکالی ندارد”.

کریس نسبت به وسوسه قیمت گذاری پایین برای جذب مشتری هشدار می دهد “این مسئله در پایان شما را نابود خواهد کرد. شما برای رشد و ثبات به سود نیاز دارید. به شکلی قیمت گذاری کنید تا سود کافی را کسب و به مشتری های خود خدمات ارائه کنید”.

افزایش قیمت اقلام پر فروش و فصلی را بررسی کنید. مارک حتی پیشنهاد می کند که با تغییر فصل قیمت ها را افزایش دهید. او تاکید می کند “اغلب مشتری ها توجه نمی کنند یا این مسئله برایشان مهم نیست چون می دانند قیمت ها گران شده است”.

برای برخورداری ازحاشیه سود سالم، منو و قیمت های خود را با دقت انتخاب کنید

اندازه و چیدمان ایده ال کافی شاپ خود را محاسبه کنید

در نهایت چیدمان و اندازه کافی شاپ شما بر روی موفقیت مالی تان تاثیر مستقیم دارد. از مکان های تنگ یا عناصر طراحی دلگیر کننده پرهیز کنید تا مشتری ها به جای دیگری نروند. جریان مشتری های شما از آغاز تا پایان باید بدون مشکل باشد.

جاگذاری محصولات نیز مهم است. اقلام خرده فروشی باید در مکان هایی باشند که چشم افراد را بگیرند یا در مکان هایی که به شکل طبیعی جمع می شوند و نگاه می کنند (مانند ورودی یا در صف).

اگر فروشگاه بزرگی دارید، احتمالا هزینه های جاری بیشتری دارید. کافی شاپ خود را به شکلی طراحی کنید تا مشتری های لازم برای سود حداقلی روزانه را داشته باشید. تنها میزان حداکثری مشتری های خریدار نوشیدنی یا غذا را در نظر نگیرید و به نسبت در آمد مشتری ها هم توجه کنید.

کریس می گوید “برای این کار، باید میزان خرج کردن هر مشتری را متوجه شوید. می توانید گزارش های مربوط به تعداد میانگین فروش ها، میزان میانگین بلیط ها و تعداد میانگین اقلام خریداری شده را پشت اغلب سیستم های POS ببینید”.

میزان جا به جا کردن میزها می تواند بر روی سود دهی مورد نظر شما تاثیر گذار باشد

اداره یک کافی شاپ موفق تنها به قهوه خوب، تجربه مشتری مناسب و یا برندینگ خوب مربوط نمی شود بلکه با برنامه ریزی دقیق، درک حاشیه های سود و کاهش هزینه ها مرتبط است. پس حتما کسب و کار خود را بشناسید. میزان مورد نیاز برای درست کردن، میزان سرو کردن و میزان موجودی و کارمندان خود را محاسبه کنید.

چون دانش و برنامه ریزی کلیدهای موفقیت در صنعت کافی شاپ هستند.